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Bereits im März 2014 wurde allen Mitgliedsvereinen im VVSA mit der Übersendung der Beitragsrechnung 2014 der Termin für den Verbandstag des VVSA schriftlich mitgeteilt. Diese Information inkl. weiterer Aktivitäten in 2014 sind im Internet bei "Verband - Mittteilungen des VVSA" hinterlegt worden. Weiterhin ist der Verbandstag im Rahmenspielplan des VVSA (Sperrtag) ausgewiesen.
Die Einladung mit den Tagesordnungspunkten inkl. Anlagen gehen den Mitgliedsvereinen und Abteilungsleitern per e-Mail am 16. Oktober 2014 zu.